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处分

处分员工有时是有必要的:

  • 制止不允许的行为
  • 纠正员工工作表现
  • 保证员工是工作场所中一位受到尊重,富有效率的成员。
  • 处理工作场所不允许的行为和表现,公平、平等、公正地对待所有员工。

渐进式处分是指采取不断加重的方法处分员工并把每一个步骤记录在员工的人事档案中。这一纪录显示了公司方面纠正问题的努力;同时,如果员工起诉公司不当解雇,公司可以将其作为辩护证据。

处分步骤

大多数公司都遵循一定的“步骤”,然而,有时违规非常严重,公司会跳过一个或几个的步骤。处分的常规步骤是:

口头警告 –处分的第一步,用以提醒员工注意或改正行为或处理其他与工作相关的小问题。

书面警告 –书面警告应当清楚地说明公司要求的改进,改进的期限,以及拒绝接受警告所产生的后果。员工必须在书面警告上签字,表明已确认过警告内容。书面警告随后会保存在员工人事档案中。

无薪停职 –如果书面警告无效,或者员工严重违纪,可采用停职。通常,停职用来给存在违规问题的员工最后一个机会,但是对于因缺乏技能引起的问题效果不佳。在做出停职处分的时候,确保您已经写清停职原因和停职期限。

如果您口头做出立即停职处分(在处分会议之外),尽快出具书面处分通知。确保有安保或者管理人员在场,如有必要,让保安或在场的管理人员陪同员工离开办公场所。

降职 – 有些雇主使用降职处理有业绩问题,而非行为问题的员工。降职可以直接采用,但通常是先处以短暂停职。雇主不应轻率使用降职处分,而且只应在单独面谈时发出降职通知。

解雇 – 渐进式处分的最后一步是解雇。在解雇一名员工之间,应审查包括全部处分在内的人事档案。确保您已经遵循了全部步骤并坚持到了最后期限。确保您已经寻找和采 取和了处理该员工的全部其他办法。咨询从事雇佣事务的律师或有经验的人力资源从业者,确保您已遵循了恰当的程序。写好书面的解雇信,准备好员工的最后一笔 薪水,结算所有未付的休假工资。

处分制度制定小窍门

为您的公司制定处分制度的小窍门

不要等到出了问题才开始计划您的渐进式处分制度!在处理令人不快的职场问题时,有预先制定好的处分程序能帮助您的企业得到过更好到的结果。

下面的小窍门应该有所帮助:

  • 确保员工收到、阅读公司规章制度手册并在上面签名。将带有签名的手册放入员工的人事档案。
  • 保证员工知道您对职责和业绩的要求。每天都应进行绩效管理,定期进行绩效评估。
  • 问题和不当行为一旦发生,应立即采取措施进行纠正。不要采取“这次就算了”的态度。
  • 公正客观地运用处分制度。
  • 搞清问题。在作出判断或启动处分程序之前,先对事情或状况作一番调查。
  • 不要把采用处分流程作为避免解雇员工的理由。如果按照公司制度,员工的违纪行为已经应受到解雇,采用渐进式处分流程将会损害公司的信誉度,同时也开了一个恶劣的先例。
  • 告知员工他们为什么被处分,同时给予员工对问题作出回应的机会。
  • 记录所有处分决定,不论口头处分还是书面处分
  • 请员工在处分记录上签字,并在他们档案里保留一份副本。
  • 所有处分面谈都应预先做好准备,并在面谈时携带记录文件。
  • 所有处分谈话均应保持私密性,只应涉及员工本人及其直接主管。
  • 对于渐进式处分的每一个步骤,都应确保辨明问题是什么,为什么问题会出现,公司希望看到的绩效和行为是什么,以及绩效和行为没有在给定时间纠正的后果是什么。
  • 详细具体,事实清晰——–记录诸如时间、日期、姓名、地点、问题描述、同意采取的措施,以及后续跟进的日期和时间。如果与员工发生纠纷,内容具体的报告更容易成为证据。
  • 实事求是地描述发生的事情,如有可能,用您的观察和来自其他员工的观察共同支撑结论。
  • 平心静气,冷静行事——不要让愤怒或沮丧出现在您的讲话或文件中。尽可能客观中立、实事求是。

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