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Liste de contrôle des communications

La direction et les employés doivent disposer d’informations sur l’organisation, son environnement, ses produits, ses services et ses ressources humaines. Une communication efficace fait partie intégrante de l’apprentissage pour toute organisation.

L’entreprise doit communiquer avec ses employés pour atteindre ses objectifs. Sinon, comment les employés savent‑ils quoi faire? La communication avec les employés comporte d’autres avantages :

  • Elle se traduit par une plus grande efficacité;
  • Elle accroît la motivation à bien travailler;
  • Elle crée de meilleurs rapports et une meilleure compréhension entre employeur et employés;
  • Elle aide les employés à se sentir importants, utiles et valorisés.

Renseignements à transmettre :

Quelques renseignements essentiels à transmettre entre gestionnaires et employés:

  • Attributions des tâches,
  • Normes de rendement,
  • Mesure dans laquelle les employés satisfont aux normes,
  • Avantages sociaux offerts aux employés,
  • Changements apportés aux avantages sociaux,
  • Politiques de l’entreprise,
  • Modifications apportées aux politiques de l’entreprise,
  • Événements importants dans la vie de l’entreprise qui doivent être soulignés ou qui peuvent influer sur les employés.

Modes de communication:

Communication descendante:

La communication descendante est la diffusion de l’information par les cadres supérieurs de l’entreprise aux employés dans le but de les informer ou de les influencer. Les méthodes de communication du haut vers le bas sont nécessaires pour que soient mises en œuvre les décisions des gestionnaires et des propriétaires.

Quelques méthodes peuvent être appliquées:

Publications maison : Bien des entreprises publient des bulletins (en format papier et électronique) à l’intention de leur personnel. Les bulletins ont pour but de renseigner les employés sur les développements courants.

Brochures d’information: Souvent, un guide des employés est remis aux nouveaux employés pour les renseigner sur les politiques, les directives et les avantages sociaux de l’entreprise. D’autres brochures peuvent porter sur des sujets liés aux activités des ressources humaines, tels les programmes de suggestions, la santé et la sécurité au travail, la rémunération, les incitatifs et la retraite.

Courrier électronique: Les gestionnaires peuvent transmettre rapidement et facilement à tous les membres de l’organisation un message par courrier électronique.

Intranet : Certaines entreprises utilisent intranet (réseau de communication interne) qui fonctionne comme une version réduite du World Wide Web. Le réseau intranet sert à diverses fins, notamment pour fournir au personnel les guides des employés, ainsi que les manuels de politiques et les bulletins de l’entreprise. Il est aussi utilisé pour produire les répertoires des employés, mettre à jour les comptes des employés, gérer la planification de la relève et créer des groupes de discussion.

Communication ascendante

La communication ascendante part de la base, c’est à dire les employés, vers le haut dans le but de renseigner les gestionnaires et les propriétaires ou de les influencer.

Types de communication ascendante:

Rencontres entre le gestionnaire et les employés : Ces rencontres entre les gestionnaires et des groupes d’employés ont pour but de discuter des plaintes, de solliciter des suggestions et des opinions ou de répondre aux questions. Elles débutent par  la communication de renseignements par la direction visant à aviser le groupe des développements au sein de l’entreprise. Elles donnent aussi aux employés l’occasion de s’exprimer et de participer aux prises de décisions de la direction.

Suggestions des employés : Un moyen de connaître l’opinion des employés est de les inviter à faire des suggestions. Pour qu’il soit efficace, un système de suggestions doit comporter une suggestion soumise par un employé qui fait par après l’objet d’une discussion avec le superviseur.

Lorsque le formulaire de suggestions a été rempli, le bureau ou le comité responsable du système de suggestions en accuse réception auprès de l’employé. La suggestion est alors étudiée et la décision prise est communiquée à l’employé.

Enquêtes d’attitudes et sondages d’opinions : Que pensent les employés de l’organisation? Comprennent‑ils le régime d’avantages sociaux de leur service? Le régime de rémunération? Les réponses à ces questions et à bien d’autres peuvent être un complément utile à l’information fournie par le service des ressources humaines.

Avez vous une suggestion intéressante? Soumettez la par courrier électronique à en vue de son inclusion possible sur le présent site Web.

Vous pouvez aussi transmettre vos commentaires sur la présente page par courrier électronique à .

 

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