Rejoignez and Share

Discipline

Il est parfois nécessaire de prendre des mesures disciplinaires dans le but:

  • de mettre fin à un comportement inacceptable;
  • de corriger les problèmes de rendement;
  • de garder l’employé au sein de l’effectif comme un membre du personnel respecté et productif;
  • d’assurer un traitement juste, équitable et justifié de tous les employés quant au rendement ou au comportement inacceptable au travail.

La discipline progressive est une démarche selon laquelle des mesures disciplinaires de plus en plus rigoureuses sont prises à l’égard d’un employé et des pièces justificatives sont versées au dossier de l’employé à chaque étape du processus. Ces documents attestent des efforts déployés par l’entreprise pour corriger les problèmes. Ils peuvent aussi constituer un moyen de défense et une preuve si l’employé porte contre l’entreprise une accusation de congédiement injustifié.

Processus disciplinaire

La majorité des entreprises adhèrent à un « processus par étape ». Toutefois, une ou plusieurs étapes sont parfois omises si l’infraction est grave. Voici les étapes du processus:

Avertissement verbal – Cette première étape permet de signaler ou de corriger un problème de comportement ou un autre problème professionnel mineur.

Avertissement écrit – Ce type d’avertissement précise clairement le changement attendu, le délai prévu pour le changement et les conséquences si l’avertissement n’est pas suivi. L’employé doit signer l’avertissement, reconnaissant ainsi qu’il a été revu avec lui. L’avertissement est ensuite versé au dossier de l’employé.

Suspension sans solde – Un employé qui n’a pas tenu compte d’un avertissement écrit ou qui a commis de graves infractions peut faire l’objet d’une suspension. En général, une suspension est imposée comme dernier recours à un employé aux prises avec des problèmes de discipline. Cette mesure ne convient toutefois pas si les problèmes sont liés au manque de compétences. Si vous imposez une suspension, précisez par écrit le motif et la durée.

Si vous imposez verbalement une suspension immédiate (sans tenir de rencontre disciplinaire), rédigez par la suite l’avis le plus tôt possible. Assurez‑vous qu’un membre du service de sécurité ou de la direction est prêt à escorter l’employé hors de l’immeuble au besoin.

Rétrogradation – Certains employeurs ont recours à la rétrogradation pour les infractions liées aux problèmes de rendement plutôt qu’aux problèmes de comportement. La rétrogradation peut être immédiate, mais elle suit habituellement une courte période de suspension. Les employeurs ne doivent pas prendre la rétrogradation à la légère. S’ils y ont recours, ils doivent en aviser l’employé au cours d’une rencontre privée.

Cessation d’emploi – La cessation d’emploi est la dernière étape de la discipline progressive. Avant de mettre fin à l’emploi d’un employé, examinez son dossier, y compris les mesures disciplinaires prises. Vérifiez que vous avez suivi toutes les étapes du processus et respecté tous les délais. Assurez‑vous que toutes les autres options ont été prises ou envisagées concernant l’employé. Consultez un avocat spécialisé en droit du travail ou un intervenant en ressources humaines expérimenté pour vous assurer d’avoir suivi la bonne procédure. Rédigez une lettre de congédiement et préparez le dernier chèque de paye de l’employé, y compris l’indemnité de congé annuel non versée.

Conseils sur l’élaboration de programmes disciplinaires

Conseil sur l’élaboration de programmes disciplinaires pour l’entreprise

N’attendez pas qu’un problème se pose pour planifier un programme de discipline progressive! Grâce à un processus disciplinaire préétabli, votre entreprise peut obtenir les résultats escomptés lorsqu’elle doit régler un problème désagréable en milieu de travail.

Voici quelques conseils utiles.

  • S’assurer que les employés reçoivent, lisent et signent une copie des règles et des politiques de l’entreprise, et verser les copies à leurs dossiers personnels.
  • Faire part aux employés des attentes en matière de rendement et des fonctions rattachées au poste; gérer le rendement quotidiennement et l’évaluer périodiquement.
  • Entamer un processus visant à corriger le comportement dès que le problème ou le comportement survient; ne pas « l’ignorer ».
  • Appliquer la procédure disciplinaire de l’entreprise de façon juste et objective.
  • Préciser clairement le problème; enquêter sur l’incident ou la situation avant de porter un jugement ou d’entamer un processus disciplinaire.
  • Ne pas avoir recours au processus dans le but d’éviter un licenciement motivé! Si l’infraction est incluse dans les politiques de l’entreprise comme une infraction pour laquelle un employé risque de perdre son emploi, le recours à un processus disciplinaire minera la crédibilité de l’entreprise et créera un précédent défavorable.
  • Informer les employés de la raison pour laquelle des sanctions ont été prises et leur donner l’occasion de résoudre le problème.
  • Réunir la documentation faisant état de toutes les mesures disciplinaires verbales ou écrites.
  • Faire signer les documents disciplinaires par les employés et en conserver une copie dans leurs dossiers.
  • Bien se préparer pour toutes les entrevues disciplinaires et apporter la documentation à l’entrevue.
  • Tenir toutes les discussions disciplinaires en privé, de préférence avec l’employé et son superviseur immédiat.
  • À toutes les étapes du processus disciplinaire progressif, définir le problème et sa cause, le rendement ou le comportement souhaité, et les conséquences de ne pas corriger le rendement ou le comportement dans le délai prescrit.
  • Être précis et s’en tenir aux faits – noter les détails comme les heures, les dates, les noms, les endroits, les descriptions des problèmes, les mesures convenues, ainsi que la date et l’heure du suivi. Les déclarations précises sont plus faciles à justifier si l’employé conteste l’allégation.
  • Décrire les événements tels qu’ils sont survenus et confirmer ses conclusions par ses propres constatations et, si possible, par celles d’autres employés.
  • Rester calme et maître de soi – ne pas laisser la colère ou la frustration transparaître pendant les  discussions et dans la documentation. Être le plus objectif possible et s’en tenir aux faits.

TOP